El manejo de contabilidad empresarial han tenido un avance muy alto, gracias a la tecnología que hoy tenemos, Las hojas de cálculo, esas herramientas de análisis y seguimiento financiero que nos acompañan incondicionalmente en la era moderna. Independientemente de lo que su empresa necesite o realice, las funciones que Excel ofrece pueden ahorrarle muchísimo tiempo.

En muchas situaciones, la información financiera registrada en las hojas de cálculo es utilizada por personas de perfil muy diverso. Excel ofrece varias características que mejoran las posibilidades para compartir y comparar libros:

Los documentos inteligentes amplían la funcionalidad de un libro al responder dinámicamente al contexto de las acciones del usuario. Los formularios y las plantillas funcionan especialmente bien como documentos inteligentes. Lo mismo se puede decir de los libros que forman parte de un proceso. Con los documentos inteligentes puede ahorrar tiempo, ya que permiten la reutilización de contenido.

La opción Comparar en paralelo permite simplificar una tarea habitualmente difícil, como es intentar utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios o en distintos períodos contables. Cuando se utiliza la opción Comparar en paralelo con del menú Ventana se pueden ver fácilmente las diferencias existentes entre dos libros, sin necesidad de combinarlos en otro libro ni de desplazarse entre las fichas correspondientes a los libros.

A continuación se describen otras sugerencias rápidas que pueden ayudarle a optimizar las tareas de contabilidad:

Autofiltro es una característica de Excel que le ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño. A diferencia de la función de ordenación, con el filtrado no se cambian ni reorganizan los datos; cuando se quita el filtro, todos los datos aparecen como antes de aplicarlo.

La característica de importación de Excel simplifica considerablemente esta tarea; además, puede sincronizar automáticamente la actualización de datos con la base de datos de origen.

Localizar discrepancias en largas listas de datos puede llegar a ser un proceso muy laborioso si hay que examinarlas línea por línea. Pero con Excel tiene la posibilidad de identificar las incoherencias automáticamente. Con alguna opción de configuración avanzada puede conseguir que Excel localice datos que figuren únicamente en una lista.

Basado en el artículo “Cómo puede ayudarle Excel a racionalizar las tareas de contabilidad” de Microsoft.com